Van programmering tot de laatste vrijwilliger.
Programma, contracten, productie, personeel en tickets in één draaiboek dat iedereen op het terrein kan lezen. Verschuif een act en het draaiboek veranderd automatisch.
Eén all-in prijs per maand, met onbeperkt gebruikers, crew en vrijwilligers.
Wat er in Evenementen zit
Voor festivals, stadsevenementen, sportevenementen en alles daartussen. Eén applicatie voor programmering, productie, personeel en publiek.
Programmering
De basis van EventKit is het plannen van producties, direct op een datum of (nog) zonder vaste tijd. Laat een contactpersoon ontbrekende gegevens aanvullen en bestanden uploaden, zodat je zeker weet dat je alles hebt voor je productie.
Blokkenschema
- Stel je programma samen in een blokkenschema, met iedere programmalocatie op een eigen regel
- Dubbelklik om een programmaonderdeel toe te voegen, versleep een blok of maak het langer of korter
- Verandert er een tijd, dan zien andere teamleden dat meteen in hun overzichten
- Bevries een onderdeel of het hele schema, zodat er niets per ongeluk verschuift
- Voeg ook andere tijden toe, zoals een soundcheck, met een eigen naam en kleur
Overige functies
- Locaties eenvoudig toevoegen en verbergen
- Blokkenschema exporteren naar PDF
- Een informatiepakket voor acts ontwerpen en genereren
- Meerdere projecten in dezelfde periode
- Productieformulieren (itinerary) genereren
Contracteren
Financiën zijn een belangrijk onderdeel van je budgetbeheer. EventKit genereert contracten op basis van de financiële regels bij een activiteit of persoon.
Belangrijkste functies
- Financiële regels toevoegen en koppelen aan een contract
- Contracten genereren en delen via een link
- Het getekende contract laten uploaden via een portaal
Productie en benodigdheden
Inventariseer welke benodigdheden er nodig zijn voor producties en leveranciers, door de verantwoordelijken de gegevens zelf te laten aanleveren. Riders, crew, catering en gasten: alles blijft up-to-date.
Benodigdheden
- Benodigdheden definiëren en toekennen aan producties, locaties, relaties en vrijwilligers
- Rapportages van benodigdheden, te exporteren naar Excel
- Aantallen per dag, bijvoorbeeld hoeveel fietsen er nodig zijn
Portalen en spreadsheets
- Stel je eigen portalen samen en bepaal per stap welke informatie je aan een artiest of leverancier vraagt
- Alle informatie komt automatisch in EventKit
- Maak overzichten met precies de kolommen die jij wilt zien
- Pas informatie direct aan in de spreadsheetweergave
Documentgeneratie
- Productieformulieren (itinerary) en locatieformulieren uit de gegevens in EventKit
- PDF op A4, met je eigen briefpapier of logo als achtergrond, of als Word-document
- Ontwerp en wijzig de inhoud van documenten zelf
- Ieder document krijgt een eigen link die altijd de actuele versie toont, dus je hoeft niets opnieuw te mailen
Hospitality
- Plan catering, overnachtingen en andere hospitality per productie, relatie, vrijwilliger of podium
- Cateringgegevens van crew en vrijwilligers worden automatisch overgenomen, acts en gasten geven ze door via een portaal
- Overzichten per dag of in totaal, te exporteren naar Excel
Parkeerplaatsplanning
- Vraag het aantal (vracht)auto's op bij producties en leveranciers
- Plan voertuigen op parkeerplaatsen en parkeerterreinen
- Deel de parkeerinformatie met acts en leveranciers
Personeelsplanning
Crew, medewerkers en vrijwilligers verzamelen en informeren kost veel tijd. Automatiseer je personeelsplanning op basis van beschikbaarheid en voorkeursfuncties.
Plannen
- Crewportaal om beschikbaarheid te inventariseren
- Werktijden vastleggen via planningsregels of in bulk
- Voor crew én vrijwilligers
- Inplannen op basis van beschikbaarheid en voorkeursfuncties
- Ingeplande tijden verifiëren
- Cateringitems toekennen
Rapportages
- Overzichten per functie, locatie of persoon
- Overzichten via een link delen met betrokkenen
- Catering- en shirtoverzichten
- Exporteren naar Excel
Prijzen voor Evenementen
Eén all-in prijs per maand, exclusief btw. Je omgeving blijft na je evenement gewoon staan, zodat je volgend jaar verdergaat waar je gebleven was.
Evenementen
All-in, voor festivals, stads- en sportevenementen
- Onbeperkt aantal gebruikers, crew en vrijwilligers
- Contractering
- Plattegronden
- Crewplanning
- Portalen
Vragen over Evenementen
Wat zit er in de prijs?
Alles. Voor € 195 per maand gebruik je contractering, plattegronden, crewplanning en portalen, met onbeperkt gebruikers, crew en vrijwilligers. Er zijn geen losse modules of extra kosten per gebruiker.
Kunnen we onze eigen ticketprovider blijven gebruiken?
Ja, neem contact op of EventKit al een koppeling heeft met jouw ticketprovider.
Hoeveel vrijwilligers kunnen we inroosteren?
Daar zit geen limiet op. Gebruikers, crew en vrijwilligers zijn onbeperkt en zitten in de all-in prijs.