Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk?

EventKit B.V. ontwikkelt en levert software voor onder meer evenementen, festivals, markten en terugkerende activiteiten. Voor de verwerkingen die in deze verklaring worden beschreven, is EventKit B.V. de verwerkingsverantwoordelijke.

Contactgegevens

EventKit B.V.
Kaap Hoorndreef 66, ruimte 4.12
3563 AW Utrecht
KvK-nummer: 85007137
Website: www.eventkit.nl
E-mail: info@eventkit.nl

Je kunt via dit e-mailadres vragen stellen over privacy of een verzoek indienen over je persoonsgegevens.

2. Hoe gaat EventKit met persoonsgegevens om?

Bij de verwerking van persoonsgegevens hanteren we de volgende uitgangspunten:

• We verwerken gegevens alleen als daarvoor een geldige reden bestaat en leggen uit waarvoor we ze gebruiken.

• We vragen of gebruiken niet meer gegevens dan nodig is voor het betreffende doel.

• We proberen gegevens correct en actueel te houden.

• We bewaren gegevens niet langer dan nodig is, tenzij de wet een langere bewaartermijn voorschrijft.

• We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om gegevens te beveiligen en de toegang ertoe te beperken.

• Als andere partijen voor ons gegevens verwerken, maken we daarover passende afspraken en houden we toezicht op de naleving daarvan.

3. Welke gegevens kunnen we verwerken?

Welke gegevens we gebruiken, hangt af van je contact met EventKit en van de functies die je gebruikt.

Gegevens over jou en je organisatie: Bijvoorbeeld je naam, functie, organisatienaam, zakelijk e-mailadres, telefoonnummer, factuurgegevens en andere contactgegevens die je zelf aan ons verstrekt.

Account- en toegangsgegevens: Bij gebruik van een EventKit-account verwerken we gegevens die nodig zijn om je account aan te maken en te beheren, je toegang te regelen en de beveiliging van het account te bewaken. Denk aan je gebruikersnaam, inlog- en autorisatiegegevens en informatie over het gebruik van je account.

Gegevens in aanvragen en communicatie: Als je een demo aanvraagt, een vraag stelt of contact met ons hebt, kunnen we de gegevens bewaren die je daarbij invult of met ons deelt, zoals je naam, contactgegevens, organisatie, je vraag en de verdere correspondentie.

Technische en gebruiksgegevens: Om de software te laten werken en te beveiligen, kunnen we technische informatie verwerken, zoals IP-adres, datum en tijd van toegang, browser- en apparaatgegevens, loggegevens, foutmeldingen en informatie over functies die worden gebruikt. We gebruiken deze gegevens onder meer voor storingsanalyse, beveiliging en verbetering van de dienstverlening.

Gegevens die klanten in EventKit invoeren: Een klant kan EventKit gebruiken om gegevens te beheren van bijvoorbeeld artiesten, medewerkers, vrijwilligers, deelnemers, standhouders, leveranciers en contactpersonen. Afhankelijk van de inrichting en gebruikte functies kunnen dit onder meer namen, contactgegevens, rollen, planningen, inschrijvingen, toewijzingen, contracten, correspondentie en informatie over praktische benodigdheden zijn. De klant bepaalt in beginsel welke gegevens hiervoor nodig zijn en is verantwoordelijk voor het informeren van deze personen en het hebben van een geldige grondslag. EventKit verwerkt deze gegevens in de regel in opdracht van die klant. Meer hierover lees je in hoofdstuk 5.

Website- en cookiegegevens: Bij bezoek aan onze website kunnen technische gegevens en gegevens uit cookies of vergelijkbare technieken worden verwerkt. Welke cookies worden gebruikt en waarvoor, hangt af van de instellingen en de beschikbare websitefuncties. Zie ook hoofdstuk 7.

We vragen je om geen bijzondere persoonsgegevens, zoals gezondheidsgegevens, of gegevens over strafrechtelijke feiten in EventKit op te nemen, tenzij dit voor een duidelijk doel noodzakelijk is, de klant daarvoor een geldige grondslag heeft en passende afspraken en maatregelen zijn getroffen.

4. Waarom verwerken we persoonsgegevens?

We verwerken persoonsgegevens voor de onderstaande doelen. Per verwerking gebruiken we een grondslag die volgens de privacywetgeving is toegestaan.

Het leveren en beheren van EventKit: We verwerken contact-, account- en contractgegevens om accounts aan te maken en te beheren, de software beschikbaar te stellen, rechten toe te kennen, facturen te versturen en ondersteuning te bieden. De grondslag is doorgaans de uitvoering van een overeenkomst of het nemen van stappen vóór het sluiten daarvan. Voor facturatie en administratie kan ook een wettelijke verplichting gelden.

Contact, demoaanvragen en ondersteuning: Als je informatie aanvraagt, een demo wilt plannen of een vraag of klacht indient, gebruiken we je gegevens om daarop te reageren en het contact af te handelen. Dit gebeurt omdat dit nodig is om je verzoek uit te voeren, een mogelijke overeenkomst voor te bereiden of omdat we een gerechtvaardigd belang hebben bij een goede dienstverlening.

Beveiliging, onderhoud en verbetering: We kunnen technische gegevens en foutmeldingen gebruiken om storingen te onderzoeken, misbruik te voorkomen, de betrouwbaarheid van onze software te bewaken en de werking van EventKit te verbeteren. We doen dit waar mogelijk met geaggregeerde of geanonimiseerde gegevens. De grondslag is doorgaans ons gerechtvaardigd belang bij een veilige en goed werkende dienst.

Communicatie over onze dienstverlening: We kunnen contact opnemen over bijvoorbeeld wijzigingen, onderhoud, beveiliging, ondersteuning of andere berichten die nodig zijn voor het gebruik van EventKit. Deze berichten zijn bedoeld om de dienst goed te kunnen leveren en zijn niet hetzelfde als reclame.

Marketing en nieuws: We kunnen zakelijke contactgegevens gebruiken om je, wanneer dat wettelijk is toegestaan, te informeren over EventKit, nieuwe mogelijkheden, demonstraties of ontwikkelingen. Waar toestemming vereist is, vragen we die vooraf. Je kunt je altijd afmelden voor commerciële e-mailberichten of bezwaar maken tegen direct marketing.

Administratie en wettelijke verplichtingen: We verwerken bepaalde gegevens om onze administratie te voeren, aan fiscale of andere wettelijke verplichtingen te voldoen, geschillen af te handelen en onze rechten te kunnen vaststellen of verdedigen. De grondslag is de wettelijke verplichting of, waar passend, ons gerechtvaardigd belang.

We gebruiken persoonsgegevens niet voor wezenlijk andere doelen dan hierboven beschreven, tenzij dat wettelijk is toegestaan en we je daarover informeren of eerst je toestemming vragen wanneer dat nodig is.

5. Gegevens die een klant in EventKit beheert

EventKit wordt gebruikt door organisaties die zelf evenementen, markten, festivals of activiteiten organiseren. Zij kunnen gegevens van andere personen invoeren of via formulieren laten aanleveren.

Voor deze gegevens is de organisatie die EventKit gebruikt doorgaans de verwerkingsverantwoordelijke. Die organisatie bepaalt waarom de gegevens worden verzameld, welke gegevens nodig zijn, wie toegang krijgt en hoelang de gegevens worden bewaard. EventKit treedt dan op als verwerker: we verwerken de gegevens om de software te leveren en volgens de afspraken en instructies van de klant.

De klant is in die situatie verantwoordelijk voor onder meer:

• het bepalen van een geldige grondslag voor het verzamelen en gebruiken van de gegevens;

• het verstrekken van passende privacy-informatie aan de betrokken personen;

• het bepalen welke medewerkers of andere gebruikers toegang mogen krijgen;

• het behandelen van verzoeken van betrokken personen, voor zover die verzoeken bij de klant horen;

• het kiezen van passende bewaartermijnen en het tijdig verwijderen van gegevens die niet meer nodig zijn.

EventKit sluit met klanten waar nodig een verwerkersovereenkomst. Daarin staan afspraken over de verwerking, beveiliging, geheimhouding, het inschakelen van andere verwerkers, het ondersteunen bij privacyverzoeken en het verwijderen of teruggeven van gegevens na afloop van de dienstverlening.

Als je gegevens in EventKit staan omdat je bijvoorbeeld aan een festival deelneemt, als standhouder bent ingeschreven of voor een evenement werkt, neem dan in eerste instantie contact op met de organisatie die het evenement of de activiteit organiseert. We kunnen je verzoek waar nodig doorsturen naar die organisatie of haar helpen bij de afhandeling. EventKit gebruikt deze gegevens niet zelfstandig om jou eigen marketingberichten te sturen.

6. Met wie kunnen we gegevens delen?

We delen persoonsgegevens alleen wanneer dat nodig is voor een doel dat in deze verklaring staat, wanneer je ons daarom vraagt of wanneer we daartoe wettelijk verplicht zijn.

Afhankelijk van de dienstverlening kunnen gegevens toegankelijk zijn voor:

• medewerkers van EventKit die de gegevens nodig hebben voor hun werkzaamheden;

• leveranciers die onderdelen van onze dienstverlening ondersteunen, zoals hosting, opslag, beveiliging, e-mailverzending, technisch beheer, ondersteuning of back-ups;

• bevoegde overheidsinstanties of andere partijen wanneer we daartoe wettelijk verplicht zijn.

We verkopen persoonsgegevens niet. We delen gegevens niet voor eigen commerciële doeleinden van derden. Als gegevensdeling voor een nieuw doel nodig is, beoordelen we eerst of daarvoor een geldige grondslag bestaat en informeren we je waar dat vereist is.

7. Cookies en vergelijkbare technieken

Onze website kan cookies of vergelijkbare technieken gebruiken om de website goed te laten functioneren, voorkeuren te onthouden, het gebruik van de website te begrijpen en — als we dergelijke middelen inzetten — marketing te ondersteunen.

8. Worden gegevens buiten de EER verwerkt?

We streven ernaar persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER) te laten verwerken. Het kan voorkomen dat een leverancier of subverwerker gegevens vanuit een land buiten de EER kan verwerken of benaderen.

Als persoonsgegevens buiten de EER worden doorgegeven, doen we dit alleen wanneer daarvoor een geldige juridische basis bestaat en passende waarborgen zijn geregeld. Afhankelijk van de situatie kan dit bijvoorbeeld een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of het gebruik van goedgekeurde standaardcontractbepalingen zijn. Waar nodig beoordelen we aanvullende maatregelen.

9. Hoe beveiligen we gegevens?

We nemen technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en onbevoegde toegang. Voorbeelden zijn het beperken van toegangsrechten, het beveiligen van accounts, het beheren van toegang tot systemen en het onderzoeken van storingen of verdachte activiteiten. De passende maatregelen hangen af van de aard van de gegevens en de risico's van de verwerking.

We evalueren onze maatregelen periodiek en verbeteren deze waar dat nodig is. Medewerkers en partijen die toegang hebben tot persoonsgegevens mogen die gegevens alleen gebruiken voor hun werkzaamheden en zijn gehouden aan passende geheimhoudingsverplichtingen.

Geen enkele online dienst kan volledige veiligheid garanderen. We blijven daarom werken aan passende bescherming en aan het opsporen en oplossen van beveiligingsproblemen.

10. Hoelang bewaren we gegevens?

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor we ze hebben verzameld, tenzij een wet ons verplicht gegevens langer te bewaren of gegevens nodig zijn voor een geschil of een juridische aanspraak.

• Factuur- en administratiegegevens: gegevens die onder de fiscale bewaarplicht vallen, bewaren we in beginsel 7 jaar, tenzij voor bepaalde gegevens een andere wettelijke termijn geldt.

• Account- en contractgegevens: we bewaren deze zolang dat nodig is voor de klantrelatie, het beheren van de overeenkomst en het afhandelen van eventuele aanspraken. Daarna verwijderen of anonimiseren we ze zodra dat kan, met inachtneming van wettelijke verplichtingen.

• Demoaanvragen en zakelijke contactgegevens: we bewaren deze zolang dat nodig is om de aanvraag te behandelen en eventuele vervolgcontacten af te handelen. Als er geen klantrelatie ontstaat, geldt een bewaartermijn van 12 maanden na het laatste contact, tenzij een langere bewaring gerechtvaardigd is.

• Technische log- en beveiligingsgegevens: we bewaren deze zolang ze nodig zijn voor beveiliging, foutanalyse en onderzoek naar incidenten. De concrete termijnen worden vastgesteld op basis van het doel en de risico's.

• Gegevens die klanten in EventKit invoeren: de bewaartermijn volgt uit de instructies van de betreffende klant, de verwerkersovereenkomst en toepasselijke wettelijke verplichtingen. Na beëindiging van de dienstverlening geven we gegevens terug of verwijderen we ze volgens die afspraken, behalve voor zover bewaren wettelijk verplicht is. Back-ups worden maximaal 6 maanden bewaard.

Na afloop van de toepasselijke bewaartermijn verwijderen we persoonsgegevens of maken we ze onomkeerbaar anoniem, tenzij een wettelijke uitzondering van toepassing is.

11. Welke privacyrechten heb je?

Voor persoonsgegevens waarvoor EventKit verwerkingsverantwoordelijke is, kun je — voor zover de AVG dat toestaat — een beroep doen op de volgende rechten:

• het recht om te weten welke persoonsgegevens we verwerken en waarom;

• het recht op inzage in je persoonsgegevens;

• het recht om onjuiste of onvolledige gegevens te laten corrigeren;

• het recht om gegevens te laten verwijderen;

• het recht om de verwerking in bepaalde situaties te beperken;

• het recht om gegevens over te dragen, wanneer aan de voorwaarden daarvoor is voldaan;

• het recht om bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen, waaronder direct marketing;

• het recht om eerder gegeven toestemming in te trekken. Het intrekken van toestemming maakt eerdere verwerking niet met terugwerkende kracht onrechtmatig.

Je kunt een verzoek indienen via info@eventkit.nl. Om te voorkomen dat we gegevens aan de verkeerde persoon verstrekken, kunnen we je vragen je identiteit op een passende manier te bevestigen.

We reageren in beginsel binnen één maand. Als een verzoek ingewikkeld is of als we meerdere verzoeken ontvangen, kan de termijn volgens de AVG met maximaal twee maanden worden verlengd. We laten je dat binnen de eerste maand weten en leggen uit waarom de verlenging nodig is. Verzoeken worden in beginsel kosteloos behandeld, behalve wanneer de wet een uitzondering toestaat.

Gaat je verzoek over gegevens die een organisator of andere klant in EventKit beheert? Dan is die organisatie doorgaans verantwoordelijk voor de afhandeling. Neem in dat geval contact op met die organisatie. EventKit ondersteunt haar waar dat volgens de afspraken nodig is.

12. Geautomatiseerde besluitvorming

EventKit gebruikt de in deze verklaring beschreven gegevens niet om besluiten te nemen die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking en die rechtsgevolgen voor jou hebben of je anderszins in aanmerkelijke mate treffen. Als dat in de toekomst verandert, passen we onze informatie aan voordat we een dergelijke verwerking uitvoeren.

13. Wat doen we bij een datalek?

We hebben procedures om beveiligingsincidenten te onderzoeken en de gevolgen ervan zo veel mogelijk te beperken. Als zich een datalek voordoet, beoordelen we welke persoonsgegevens geraakt zijn en welke acties nodig zijn.

Gaat het om gegevens die EventKit als verwerker voor een klant verwerkt, dan informeren we die klant zonder onredelijke vertraging en volgens de afspraken in de verwerkersovereenkomst. De klant beoordeelt vervolgens welke wettelijke meldingen nodig zijn, tenzij schriftelijk andere toegestane afspraken zijn gemaakt. Gaat het om gegevens waarvoor EventKit zelf verantwoordelijk is, dan handelt EventKit volgens de wettelijke verplichtingen, waaronder waar nodig een melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens en informatie aan betrokken personen.

14. Klachten

Heb je een klacht over de manier waarop EventKit met je persoonsgegevens omgaat? Neem dan eerst contact met ons op via info@eventkit.nl, zodat we je klacht kunnen onderzoeken.

Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Nederlandse toezichthouder: de Autoriteit Persoonsgegevens. Informatie over het indienen van een klacht vind je op autoriteitpersoonsgegevens.nl.

15. Wijzigingen in deze privacyverklaring

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen als onze dienstverlening, de manier waarop we persoonsgegevens verwerken of de wetgeving verandert. De meest recente versie publiceren we op onze website. Als een wijziging belangrijke gevolgen heeft voor de manier waarop we persoonsgegevens gebruiken, informeren we je daarover op een passende manier.

16. Contact

Heb je vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van persoonsgegevens door EventKit? Neem dan contact op met:

EventKit B.V.

E-mail: info@eventkit.nl

Website: https://www.eventkit.nl